Procedura VAT-REF (Value-Added Tax Refund) umożliwia zwrot podatku VAT przedsiębiorcom
dokonującym na terytorium innych państw Unii Europejskiej nabycia towarów lub usług. Zwrot
podatku VAT mogą domagać się również przedsiębiorcy, którzy dokonywali importu do innego
państwa członkowskiego Unii Europejskiej.
O zwrot podatku VAT z zagranicy mogą ubiegać podatnicy, którzy nie posiadali siedziby działalności
gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w państwach Unii Europejskiej, w
których dokonywano transakcji gospodarczych albo w przypadku braku takiej siedziby lub stałego miejsca
prowadzenia działalności gospodarczej, nie mieli tam stałego miejsca zamieszkania ani zwykłego miejsca
pobytu. Muszą oni ponadto być podatnikami w rozumieniu art. 15 ustawy o podatku od towarów i usług, a
także nie być zwolnieni od podatku na podstawie art. 113 ustawy o VAT. Co do zasady, o zwrot podatku VAT
nie mogą ubiegać się przedsiębiorcy, którzy dokonywali wyłącznie dostaw towarów lub świadczenia usług
zwolnionych od podatku.
Zwrot VAT można uzyskać składając wniosek VAT-REF. Składa się go do zagranicznego urzędu skarbowego
za pośrednictwem polskiego urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę przedsiębiorcy.
Formularz VAT-REF można złożyć wyłącznie przez Internet za pomocą systemu e-Deklaracje. Do wniosku
załącza się skany faktur lub innych dokumentów w formacie .zip. Całość komunikacji z urzędami
skarbowymi przebiega drogą elektroniczną. Nie ma możliwości złożenia wniosku w wersji papierowej.
Możliwe jest natomiast złożenie przedmiotowego formularza za pośrednictwem pełnomocnika.
Pełnomocnictwo należy złożyć w tym samym urzędzie, w którym składany jest wniosek o zwrot, czyli do
urzędu właściwego ze względu na siedzibę przedsiębiorcy.
Wniosek o zwrot VAT można składać nie później niż do 30 września następującego po roku podatkowym,
którego wniosek dotyczy. Wniosek ten można składać za za okres nie dłuższy niż rok i nie krótszy niż
kwartał. Od długości okresu zależą minimalne kwoty, o które można wnioskować. Jeśli zwrot ma dotyczyć
okresu krótszego niż rok (np. kwartału), to minimalna kwota, o którą można się starać wynosi 400 euro.
Jeśli zaś zwrot dotyczy całego roku podatkowego, to minimalna kwota spada wtedy do 50 euro.
Państwo członkowskie zwrotu VAT powiadamia wnioskodawcę o decyzji o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku
w terminie czterech miesięcy od dnia jego otrzymania. Jeżeli administracja podatkowa kraju zwrotu zażąda
dodatkowych informacji, to decyzja powinna być wydana do w terminie do sześciu miesięcy, najpóźniej w
terminie ośmiu miesięcy (jeżeli dane państwo żądało dalszych dodatkowych informacji).
